Jak to zrobić krok po kroku i mieć sprawy pod kontrolą.

Zakładam, że przeczytaliście mój poprzedni wpis  o przygotowaniu się do rozmowy https://radzikowska.coach/trudna-rozmowa-z-pracownikiem-1/  Tym razem chcę skupić się już na samym procesie i kilku zasadach, których warto przestrzegać, aby rozmowa przebiegała konstruktywnie i zakończyła się najlepiej jak to możliwe.

Pamiętaj, że im poważniejsza sprawa tym większe emocje będą towarzyszyć tobie i twojemu rozmówcy.

1. Autentyczność i spójność.

90% twojego faktycznego przekazu wyrażasz przez sygnały pozawerbalne. Możesz mieć ułożoną gładką mowę i nawet wykuć ją na pamięć, ale nie uchroni to ciebie przed fałszywymi nutami jeśli to, co mówisz nie jest spójne z tym, co tak naprawdę myślisz. Wielu menedżerów wpada w tę pułapkę chcąc sobie ułatwić zadanie np. przybierają nieadekwatne do sytuacji pozy, uśmiechy, zaczynają familiaryzować się z rozmówcą myśląc, że mu w ten sposób ulżą. Może im samym to pomaga, ale po drugiej stronie fałsz wywołuje jeszcze większą dezorientację i rozchwianie emocjonalne. Trudno w warunkach utraty zaufania prowadzić konstruktywną rozmowę. Przekaz powinien być zwięzły i prawdziwy do bólu. Uwierz mi, to doceniane jest dużo bardziej niż pozorna życzliwość i „pudrowanie syfa”. Dodatkowo, trzeba pamiętać, aby trzymać się faktów a nie ocen, jeśli chodzi o przyczyny decyzji i jej okoliczności. Czasami wystarczy to zawrzeć w kilku prostych zdaniach:

„Marku, pracujesz w naszej firmie od 5 lat. Przez pierwsze 4 lata osiągałeś wyznaczane ci cele sprzedaży. Przeanalizowaliśmy twoje wyniki za ostatni rok. Sprzedaż na twoim koncie spadła o 20% rok do roku a ostatni kwartał to spadek o 30%. Odbyliśmy 3 rozmowy na ten temat i w czasie ostatniej z nich dostałeś informację, że jeśli sytuacja nie ulegnie zmianie do końca maja, będziemy musieli się rozstać. Jest koniec czerwca, twoje wyniki się stale pogarszają w związku z tym chciałbym poinformować cię, że postanowiłem rozwiązać z tobą umowę o pracę. Oto dokumenty.”

2. Słuchanie i zadawanie pytań.

Po przedstawieniu trudnej decyzji niektórzy menedżerowie są zdziwieni reakcją pracownika. Najchętniej widzieliby go zwieszającego nos na kwintę i wychodzącego po cichu z sali konferencyjnej a tu nagle pojawiają się krzyki pełne oburzenia, argumenty obronne, czasami groźby. Jest to naturalna reakcja i każdy dojrzały menedżer powinien być na nią przygotowany i powinien stworzyć pracownikowi przestrzeń, aby ten mógł dać upust emocjom. Jedyna reakcja, która jest wtedy na miejscu to cierpliwe słuchanie. Nic więcej. Odpieranie argumentów, uspakajanie będzie działało jak płachta na byka.

Kiedy pierwsza fala emocji opadnie warto jeszcze raz powtórzyć decyzję i zapytać pracownika, czy jest coś, co w związku z tą decyzją możesz dla niego zrobić. Przekierujesz w ten sposób jego myślenie w bardziej konstruktywne rewiry, czyli np. na negocjowanie pakietu pożegnalnego etc. Pomocne będą pytania typu:

Decyzja zapadła.

W jaki sposób mogę ci w tej sytuacji pomóc?

Czego byś ode mnie oczekiwał?

Co jest dla ciebie ważne w sposobie w jaki się rozstajemy?

W przypadku rozmów feedbackowych/ rozwojowych niezwykle istotne jest włączenie pracownika w proces generowania rozwiązań. Czasy dyrektywnych i wszystkowiedzących menedżerów już dawno minęły. Pracownik sam najlepiej wie, co na niego działa i co będzie dla niego skutecznym wsparciem a rozwiązania odgórne będzie traktował jako przekleństwo. Poza tym menedżerowie lubią działać systemowo i stosować podobne rozwiązania do różnych ludzi. Niestety, natura ludzka rzadko potrafi być przewidywalna dlatego bardziej otwarty, konsultacyjny styl zarządzania sprawdza się dużo lepiej. Sprawia, że pracownik bierze większą odpowiedzialność za realizacją ustaleń, bo są to po prostu jego propozycje.

3. Podsumowanie ustaleń.

Nie ma to jak wyjść z rozmowy, kiedy obie strony mają zupełnie różny pogląd na to, co ustaliły między sobą.

Niby to taka podstawowa rzecz, ale w związku z tym, że działamy pod wpływem emocji zdarza się nam rozumieć słowa inaczej i wyciągać błędne wnioski. Jeśli osiągnąłeś porozumienie z pracownikiem, konieczne jest dokładne zanotowanie każdego jego punktu i potwierdzenie, czy druga strona rozumie je tak jak my.

Jeśli efektem rozmowy są jakieś dalsze kroki, trzeba je wymienić i określić, kto będzie odpowiedzialny za ich wykonanie i w jakim terminie. Nic nie może być zostawione przypadkowi. Wyrażasz tym sposobem wolę współpracy i doprowadzenia spraw do końca a jednocześnie profesjonalny szacunek do osoby, z którą rozmawiasz. To ważne nie stracić kontroli nad procesem, w przeciwnym razie może on się skończyć sporem lub wręcz pozwem do sądu.

I jeszcze na koniec – obserwuj swojego rozmówcę. Koncentrowanie się jedynie na tym, aby tę rozmowę mieć za sobą może odsunąć uwagę od istotnych sygnałów, które pracownik przekazuje nam w sposób nieuświadomiony. Chociażby podsumowując spotkanie patrzmy na reakcje drugiej strony, jakie emocje budzą nasze słowa, czy następuje jakąś zmiana w wyrazie twarzy, pojawiają się jakieś gesty, zmiana pozycji ciała. To wszystko może być dla nas sygnałem – zarówno w pozytywnym jak i negatywnym sensie.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub refleksje, skorzystaj z poniższego formularza kontaktowego

Translate »